Autorisponditore Facebook ed Instagram, come funzionano?

Fornire un servizio di assistenza clienti efficiente e sempre attivo, oggi è sempre più fondamentale per il proprio business online.

Facebook e Instagram sono i due social network più utilizzati dalle aziende per promuovere e vendere i propri prodotti e/o servizi, restare in contatto con i clienti e prestare loro assistenza pre e post vendita.

Munirsi di un autorisponditore Facebook e Instagram permette di restare in contatto con gli utenti e i clienti in qualsiasi momento della giornata, fornendo loro quelle informazioni di cui necessitano. Vediamo di cosa si tratta.

Cosa sono gli autoresponder?

Gli Autoresponder sono delle applicazioni progettate per gestire le chat dei social network oppure, la casella e-mail, fornendo risposte automatiche ogni qualvolta si riceve un messaggio.

Dopo la loro configurazione, infatti, permettono di rispondere automaticamente, grazie a dei bot che sono in grado di leggere il messaggio ricevuto e, in base a determinate parole chiave preimpostate, rispondere di conseguenza.

I vantaggi delle risposte automatiche

Come è facilmente intuibile, le risposte automatiche sono utilissime in caso di primo contatto con gli utenti che vogliono avviare una conversazione, oppure, richiedere assistenza.

Con un’adeguata configurazione del bot è possibile fornire delle FAQ utili, ovvero, una serie di informazioni importanti in tempi rapidissimi, per rispondere alle esigenze degli utenti.

Ogni attività ha delle caratteristiche, sarai tu a dover scegliere il miglior approccio per gli utenti in una conversazione online. Ricorda che la prima impressione è la più importante, per cui imposta una comunicazione efficace:

  • Saluta i nuovi utenti con uno stile adatto al tuo brand
  • Fornisci in formazioni chiare e dettagliate
  • Allega ai messaggi anche file utili oppure il link al sito web aziendale
  • Inserisci un messaggio che informi della tua eventuale assenza

Il vantaggio principale degli Autorisponditori è legato, non solo l’automatismo con il quale puoi velocizzare alcune operazioni, ma soprattutto, come strumento di attenzione per le persone che entrano in contatto con te.

Il momento iniziale coincide con la prima fase di customer journey, per cui bisogna prestargli molta attenzione e fare in modo che sia perfetto, del resto le persone stai decidendo che acquistare o meno da te o se ritornare a farlo.

Autorisponditori per Social Network

Ci soffermiamo sugli Autorisponditori per i social, in particolare per Facebook e Instagram, prima ti parleremo delle possibilità tramite app di terze parti e poi di come creare risposte automatiche direttamente da Facebook Business Suite.

Premettiamo che non devi per forza essere un influencer per ritrovarti con tanti contatti da gestire, anche un’attività commerciale e imprenditoriale può avere tanti messaggi e chat da gestire e non riuscire a rispondere a tutti.

Se le risposte da fornire sono sequenze molto semplice, gli autoresponder social, sono ideali anche per sostituirsi completamente nella comunicazione con gli utenti, mentre, in altre circostanze, sono utili per temporeggiare fino al momento in cui sarà possibile intervenire in prima persona.

Parliamo di applicazione ideate per gestire chat Facebook, Instagram e WhatsApp, dopo una veloce configurazione, sono in grado di inviare risposte automatiche grazie a dei bot che, analizzando il messaggio ricevuto, individuato le parole chiave, e forniscono una risposta pertinente.

Autoresponder gratuito per Facebook

Gli autorisponditori per Facebook Messenger e WhatsApp sono disponibili solo per Android, mentre per iOS ci sono molte limitazioni dovute alla sicurezza dei dispositivi del marchio Apple.

Parliamo di applicazioni di terze parti che puoi scaricare dal Google Play Store, come AutoResponder per Facebook Messenger  e AutoResponder per WA.

Entrambe possono essere completamente personalizzate in base a determinate esigenze di risposta, inoltre, l’autorisponditore per WhatsApp è dotato anche di lettura intelligente dell’anteprima delle notifiche da leggere per attivare la risposta automatica.

Autoresponder gratuito per Instagram

Il successo di Instagram ha portato tantissime aziende a utilizzarlo come canale preferenziale per il proprio business e per restare in contatto con i nuovi clienti e offrire assistenza a quelli fidelizzati.

Leggi anche: Come usare Instagram per vendere

Se utilizzi Android puoi scaricare l’app AutoResponder per Instagram – Risposta Automatica, ideale perché offre la maggior parte degli strumenti utili a creare risposte personalizzate, anche nella sua versione gratuita.

Nello specifico, permette di inviare messaggi personalizzati ai follower, impostare filtri per rispondere solo a determinati messaggi, inviare un messaggio di benvenuto, oppure, impostare una regola per rispondere solo a un gruppo specifico di contatti.

Le applicazioni che abbiamo citato in questi paragrafi non sono affiliate a Facebook e Instagram, non accederanno automaticamente ai tuoi account social, ma dovrai essere tu ad autorizzare l’accesso.

Come creare risposte automatiche dallo strumento ufficiale Facebook Business Suite

Se non vuoi scaricare applicazioni Autoresponder di terze parti, puoi utilizzare Facebook Business Suite, strumento ufficiale che ti consente di gestire i messaggi sia per Facebook che per Instagram.

È importante sapere che di default, la piattaforma imposta alcuni parametri per entrambi i social,  per cui, prima di scrivere il messaggio, seleziona la piattaforma d’interesse.

Per Facebook, puoi creare risposte automatiche solo dalla Suite, mentre per Instagram, puoi farlo anche usando la stessa app.

Fatte queste premesse, vediamo come puoi creare l’autorisponditore Facebook ed Instagram per i tuoi account.

Autoresponder Facebook da Business Suite: la procedura per creare risposte automatiche

La prima cosa che devi fare è collegarti a business.facebook.com, oppure, accedere seguendo il percorso: Impostazioni della Pagina > Messaggi> Durante una conversazione di Messenger.

Qui trovi la voce Configura le risposte automatiche, cliccando su Configura, vieni reindirizzato a Business Suite.

Vai nella sezione Posta e nel menu a sinistra trovi un’icona che ricorda un piccolo atomo, questa indica le risposte automatiche.

Nella sezione Risposte Automatiche trovi le seguenti voci:

  • Saluta le persone;
  • Condividi e ottieni informazioni;
  • Invia conferme;
  • Follow up.

Saluta le persone

Puoi inviare un messaggio di benvenuto personalizzato a chi entra per la prima volta in contatto conte.

Scrivi un testo in cui appari disponibile, senza però sembrare invadente. Cerca di essere sintetico ma di trasmettere la tua essenza e quello che fai.

I messaggi di benvenuto sono utili a stabilire un primo contatto con il cliente, anche se sono automatici, devono comunque trasmettere “umanità”, dare l’impressione che ci sia una persona dietro la pagina.

Condividi e ottieni informazioni

Questo strumento è utile per chi vende prodotti e/o servizi. Puoi creare delle FAQ che aiutano l’utente a orientarsi appena apre la chat di Messenger.

Le FAQ sono utile se non vuoi rispondere subito a tutte le richieste. Scrivi le risposte alle domande più frequenti come, ad esempio: orari di chiusura e apertura, consegna a domicilio, modalità di pagamento, ect….

In questo modo riduci il tempo di gestione delle richieste dei clienti e puoi garantire un servizio basilare efficiente, migliorando anche la percezione che hanno del tuo brand.

Invia conferme

Questa voce è utile per lo più alle attività che si occupano di ricerca del personale. Può essere utile impostare un messaggio di conferma dopo l’avvenuta ricezione di una candidatura a un’offerta di lavoro.

Follow up

Ideale per chi gestisce appuntamenti tramite pagina Facebook. Lo scopo è quello di ricordare all’utente il giorno e l’orario dell’appuntamento.

Puoi ottimizzare tutte le risposte automatiche utilizzando gli strumenti disponibili nella sezione Chat di Business Suite.

Autoresponder Instagram: come creare le risposte automatiche in app

Per creare le risposte automatiche in Instagram dovrai usare sempre Business Suite, usando lo stesso schema di cui ti ho parlato poco fa.

Puoi anche impostare dei messaggi automatici alternativi direttamente dall’applicazione ufficiale. In che modo?

  • Apri l’applicazione Instagram
  • Fai tap sulle 3 linee orizzontali a destra del profilo
  • Accedi alle Impostazioni
  • Vai nella sezione Creator >Risposte salvate>Nuova risposta salvata

Puoi utilizzare questo strumento con funzionalità essenziali che ti permette di scrivere messaggi che saranno poi inviati all’utente in chat, appena quest’ultimo digita una parola che attiverà la risposta automatica.

Leggi anche: 5 trucchi per vendere di più su Instagram

A cosa servono gli autoresponder?

Abbiamo visto brevemente quali sono i vantaggi degli autorisponditori Facebook e Instagram, ma perché dovresti utilizzarli per gestire i tuoi contatti? Ti starai chiedendo se è meglio provvedere manualmente per offrire un servizio clienti più efficace e più diretto, ma è davvero così? Se la tua azienda o attività è una startup e i contatti sono ancora pochi o comunque un numero gestibile, puoi preferire la risposta diretta dell’operatore.

Ma se ogni giorno ricevi centinaia di richieste, stare dietro a tutte è impossibile, dovrai avere del personale che si occupi solo di questo, con uno spreco di tempo, energie e risorse non indifferente. Gli Autoresponder servono proprio a ottimizzare il lavoro, ad essere tempestivi nelle risposte e a fornire le informazioni utili di cui hanno bisogno.

Pensa a un cliente che in un primo contatto vuole solo conoscere le offerte commerciali, in questo caso un bot automatico può fornire le informazioni necessarie. Dopo averle ricevute, il cliente può decidere se proseguire entrando in contatto diretto con un operatore per avere informazioni più approfondite o per concludere l’acquisto. La fase che richiede la semplice esposizione dell’offerta può tranquillamente essere gestista con l’autorisponditore, liberando un operatore che intanto può gestire una richiesta più concreta, oppure, occuparsi di altro. Valuta anche la velocità che ti permette di avere nell’essere presente con il potenziale cliente. Le tempestività nelle risposte sono essenziali per far si che l’utente non abbandoni per rivolgersi alla concorrenza.

Ancora, l’autoresponder permette una lead generation efficace. Non sai cos’è un lead? Si tratta di un utente che ha lasciato i suoi contatti come, ad esempio, l’e-mail.

Sono persone che non hanno ancora effettuato un acquisto, ma che potrebbero farlo in futuro. Avere questi contatti ti permette di poter comunicare in modo diretto con loro. Puoi inviare e-mail che fargli conoscere le tue offerte e convincerli ad acquistare.

Solitamente un buon sistema per acquisire i led è la newsletter, le persone che visitano il tuo sito web e che sono interessate, possono iscriversi per ricevere informazioni e offerte. Puoi usare gli autoresponder per ottenere i contatti degli utenti interessati e poi utilizzarli successivamente per inviare promozioni e informazioni sull’attività.

È provato che quasi nessun contatto acquista senza aver avuto una conversazione o uno scambio di e-mail con l’azienda. Bisogna stimolare il contatto senza però esagerare, fino a ottenere una conversione. Gli Autoresponder contribuiscono alla creazione di un rapporto duraturo con i clienti fidelizzati e anche con quelli potenziali.

Tuttavia, è chiaro che questi bot non devono in alcun modo sostituire definitivamente il rapporto umano diretto, ma essere un passaggio che permetta di individuare chi sono le persone realmente interessate. Nel contesto dell’assistenza clienti, invece, sono utilissimi per facilitare e velocizzare il lavoro, dando risposte immediate a tutte quelle problematiche frequenti e di facile soluzione.

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